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  • 當機遇你也遇到時

    2020-09-26 10:36:30 王柱

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            在非典的2003年,從BJ一家臺灣影像輸出企業被非典的日益恐怖影響加重,選擇了離開人群擁擠到處看到帶著防毒面具的BJ。本來回距離較近的家鄉,由于連續2-3天的回家車票售空,情急之下只能購買去往保定的車票。但是這途經保定確是我首次從事新工作的開始。

      到保定的第一天我就通過保定本地人了解到的大型圖片輸出中心。這家企業是保定的一家集體所有制企業,從事圖片輸出于1993年,無論從人員,還是從設備規模都是HB前三名。但是正是由傳統膠片沖印向數碼沖印過度的開始,從直接出現的問題就是無論客戶還是沖印社人員對于新事物都缺少了解,多家客戶就在這樣的情況下上馬了數碼影樓設備。隨之而來的就是對于輸出的產品缺少標準,到底如何界定問題圖片是客戶拍攝出現的問題還是后期輸出企業造成的照片質量問題。當時在激光圖片質量控制上只有柯達公司能夠提供關于整套與激光圖片輸出質量相關的色彩管理方案。由于能夠與客戶影樓交流較多的就是圖片設計部門,我當時就在設計部門與部分客戶進行設計環節的溝通,第一個業務量較多的客戶就是高陽的客戶,當時在多個客戶中從這客戶前期的拍攝與后期設計與輸出,能夠整體的對于圖片進行很好控制。在輸出室臺面上平排著多個地方客戶的圖片,我經手的這家客戶質量顯得較為突出,無論從圖像的清晰度還是從顏色的飽和度都是如此。

      在總經理看過后高興的合不攏嘴,詳細了解了我與客戶工作的溝通協調上進行了細致的總結。按照控制的整個與質量流程相關的關鍵控制點進行了工作改進。如:拍攝時的相機設備白平衡校正、燈光的強度等工作的要求、設計要求等,。經過調整單位輸出圖片整體質量有明顯的提高。但是最重要的業務流程上還是問題重重不斷出現。

      情況情況是這樣的,在前面問題解決的基礎上,出現新的問題就是內部的前臺接單人員出現了傳統膠片與數碼圖片流程如何走的問題,這問題從我進入單位就有,前臺人員經常拿著膠片到設計部,還沒有數字化就要設計,真讓人冒汗;還有設計完的圖片客戶來取,結果客戶說我不是想要這樣的,白白浪費精力了,客戶還不高興,耽誤客戶時間了。但是前面人員的指導工作是由一位姓米的負責人進行處理,但是這負責人由于受指派去完成平面設計人員培訓工作。他剛離開單位兩天,趕上客戶數碼業務量明顯增多,前面沒有固化的數碼處理流程,所以前臺人員頻繁的出現把傳統膠片與數碼文件流程混淆,用于糾正調整產生錯誤的人員工時就增加了很多倍,而且也增加了員工之間的摩擦。當時在焦灼的問題前,靜下來仔細的思考問題的根源,我發現膠片與數碼的處理流程需要利用我的設計優勢把企業業務處理的每個流程問題點在業務單據上進行體現,前臺業務人員可以按照事先設計好的業務流程單對客戶的需求進行詢問與分析,確認客戶的具體需求后就可以按流程單后面的內容進行一步一步的推進后續的工作。

      正確的方法論是前提,這得益于我上學時所學的美術設計具有元素分解、元素再規劃組合與自學的MBA的業務流程管理知識,兩者能夠很好的結合來解決這看似很焦灼的混亂場面。我馬上把構思好的思路在紙上進行業務流程點的設計,經過多次的修改,以及征詢了其他設計人員的要求。終于大面積覆蓋了發生的問題,自己心理想這次可以解決大多數的問題了,但是事實不是我想的這樣簡單。

      問題沒有出現在流程單的設計,而是出現在總經理對焦灼混亂問題的輕視上了,這總經理已經年過60歲,我當時應聘面試的時候,她自己講述到自己是國內第一批科研院畢業,一直在樂凱膠卷廠工作,擔任膠卷廠副總。退休后又沒有退居二線,直接又組建了圖片社,一直工作到現在。問題就出現在年齡大與行業資歷老上了。過度自己以為輕易的可以解決較復雜的流程問題上,我把精心設計的業務流程單據交給她,并說明可以有效解決現在管理問題,但是她僅簡單認為是我個人能力導致的現在混亂場面。沒有深入分析問題的根源,我只能交手工作給剛回到單位的負責人“米”,要看看他是如何憑他個人能力處理令多數員工焦灼混亂問題的。結果又大超出我所料,也有驚喜收獲。

      結果就是隨著業務量繼續走高,交手以后問題更嚴重了,甚至出現了客戶對問題的強烈不滿,這時的情況另總經理不得不讓大家停下手里的工作開會,其實參加會議的員工能夠看清問題實質的與沒有看清問題實質的形成兩派鮮明的對比,沒有看清問題的提出些前面已經經過多次想盡多種辦法嘗試的工作,問題沒有降低反而隨業務量增長越來越嚴重。能看清問題的敢于膽大直言:前臺人員接客戶業務時必須要按業務單據了解詢問客戶,前臺業務員填單才可以進入后面的流程,否則將來問題會激起更嚴重的問題與矛盾,感擔??梢越鉀Q大部分前面出現的問題。在這種情況下,總經理只有當場決定以后工作按單據流程走,工作交給“米”做,無論工作誰來做,能夠解決問題是關鍵的。否則大家很難再繼續面對焦灼的工作場景。

      問題推進的很順利,單據一直延續使用到單位上了樂凱膠卷廠定制的信息管理系統,主要也是財務的工作流程急需要改進的原因,否則財務是各部門最后下班的部門,而且工作有雷區,信息系統的作用很快得到了體現,從產品服務的交付活動到客戶分內容分階段的回款結算問題,系統可以根據程序開發人員事先設計好的業務與款項結算很好的自動產生結算結果,這樣省去了大量的人工匯總,而且人工的流程單據存在手寫的不標準問題,系統就能夠很快速輕松的解決出錯、費時的工作問題。通過系統管理真正的可以解決全體員工工作的問題與問題之間的復雜問題。

      在后面無論是哪個企業、哪個行業,遇到企業業務流程的多個問題之間的關聯性問題時,我肯定要推薦企業決策者考慮使用系統來解決企業的系統性復雜問題。

      你工作的企業或者你自己的企業存在躲避問題或者被問題困擾的情況嗎?

      臥隆管理咨詢—王柱


    以小微企業管理基礎理論研究、校企合作、企業成長研究 ... ...

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